浅析数字化办公模式在医院行政管理工作中的应用

摘要：随着信息化社会进程的不断推进，运用数字化手段已成为必然的趋势。医院的行政管理也必须顺应科技的进步，在管理活动中引入数字化办公模式。本文旨在分析数字化办公模式的特点、作用以及在医院行政管理中的具体应用，同时指出现有条件下实施数字化办公模式的难点，并提出及解决方法。

关键词：医院管理数字化办公信息资源管理效力

21世纪随着科技的飞速发展，人类社会已全面步入信息化时代。医院管理要想紧随时代步伐，跟上信息化进程，就必须在医疗、教学、科研、服务、管理等理念和模式上进行相应的变革，以全面提升管理效能，从而使医院在医疗服务质量、科研技术水平、教学管理能力等多方面提高核心竞争力，而其中最为基础的就是现代数字化办公模式的构建。数字化办公系统是利用计算机技术及网络等相关通讯设备，为医院所属各部门提供病人诊疗信息和行政管理信息的收集、存储、处理、提取及数据交换的能力，并满足系统授权用户的查询、修改等功能需求。当前医院数字信息化水平业已成为现代化医院的标志之一。

一、数字化办公模式简介

办公自动化（Office Automation，缩写为 OA）是20世纪70年代中期以来迅速发展起来的一门综合性技术，是随着计算机科学发展而产生的一种新型办公模式。在行政机关中，大都将办公自动化称为电子政务，而在企事业单位中，常称之为无纸化办公，而后随时间的推移称为办公自动化，再后来称为OA。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上将办公自动化定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。

1.办公自动化的三个技术层次

办公自动化在技术方面可划分为三个不同的层次。广义的或完整的办公自动化系统构成包括事务型OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统三个功能层次。第一个层次一般称之为事务型办公自动化系统，其功能仅仅是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。第二层次，即信息管理型的办公系统，建立在事务级OA系统基础之上，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。这一层次的OA系统利用综合数据库存放日常工作所必需的信息，从而优化日常工作，提高办公效率及质量。第三个层次，即决策支持型OA系统，是建立在信息管理级OA系统的基础上，使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，从而做出相应的决策。

2.数字化办公模式

数字化办公是办公自动化发展的终极模式，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使几乎全部办公业务均得以在网络环境下实现，从而使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；将过去复杂、低效的手工办公方式转变为科学管理和决策服务，从而达到降低成本、提高效率的目的。

3.数字化办公的特点

（1）实时性。数字化办公提供资源共享和即时沟通的交互环境，当遇到问题需要与相关专业人员商讨或有紧急信息需要发布时，能够及时通过基于网络的电子协作，找到相关人员，变传统的“闭门羹”、“电话占线”为及时联络，通过各部门实时参与和协作，切实提高工作效率。

（2）信息的广泛管理和集成。数字化办公模式着重于文档的组织管理和信息的整合，方便了系统用户的检索和查询，同时避免各部门间的重复劳动。当系统用户遇到疑问时，能够借助系统的资源信息，检索出最有用的知识，正确解决问题。

（3）知识门户的构造。利用网络媒介的优势，方便单一企业与整个世界的联系，不仅能够查找同行业的最新学术动态、管理方法等动态，同时有助于发布信息，吸纳人才，对外宣传的作用。

二、医院办公现状分析

由于临床医护人员轮休制度与行政管理部门公休制度难以协调一致，从而造成临床业务科室与行政管理科室在事务性工作方面，难以制定统一时间标准。且在现有的办公环境下，医院的行政管理部门日常工作虽已广泛应用计算机作为办公设备，但日常工作和管理过程仍然较多借助office、WPS等常用办公软件，仅仅停留在文字处理、数据录入等简单操作中。即使各部门科室之间在业务管理上采用了一定的软件处理系统，如医生工作站、财务管理系统、人力资源管理系统、薪酬管理系统、党员统计系统等，但由于各自处于单机操作，未能借助网络平台将资源进行整合、共享，造成彼此间数据、信息难以顺利交换、衔接，造成部门之间过多的重复劳动。

三、数字化办公模式在医院中的具体应用

针对目前管理工作中存在的各种现象，建设适合医院行政管理工作的数字化办公系统势在必行。数字化办公模式在医院行政管理中的具体应用，可按照其不同功能分为沟通联络、业务管理、个人办公、系统督办四个部分。其中业务管理又涉及到医疗管理与行政管理两个方面。

1.沟通联络功能

（1）信息发布平台。提供信息发布平台，缩短时间、空间的距离。可根据信息的内容（如行政管理通知、学术讲座安排、业务考核通知等）或信息的受众（如医疗、护理、行政、后勤人员等）设置不同专栏，使信息分门别类滚动显示，并在系统建立之初，根据不同部门的职能特点进行授权，使医院内部工作人员能够使用各自相应的权限，针对全体人员或特定人群进行信息发布、告知。

（2）会议管理平台。提供会议通知、发布管理以及会议室查询、预定平台，事先对参会人员进行告知，并对会议参会人员情况、会议内容重点进行跟踪统计，最终形成会议纪要。

（3）资源共享平台。提供全院资料信息共享的平台，减少部门间重复劳动。进行全体用户或部分用户的共享以供系统内部授权用户下载，从而方便院内人员进行快捷地资源共享，提高工作效率。

（4）邮件联络平台。建立电子邮件、即时信息联络平台，使医院内部人员借助系统以灵活、快捷的方式发送、接收和阅读、应答及转发邮件和即时信息。

（5）论坛交流平台。建立论坛交流平台，为职工提供信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。可利用论坛的实时性、交互性，将院内热点新闻或学术动态作为论坛话题，引导医院职工自由讨论，以加强医院的凝聚力，建立积极向上的文化氛围。

2.业务管理功能

（1）公文管理平台。建立公文管理平台，实现院内公文的收文、传阅、下发以及发文过程的自动流转，并建立文件的电子存档，方便文件的查阅、查询、归档。

（2）考勤、考核管理平台。建立完整的考勤、考核管理平台，变传统的纸质文档为系统数据，将考勤管理与考核指标自动关联，改变现有办公模式下纸质文档收集与office软件录入统计双轨并存的局面，避免人工统计过程中的差错，提高工作效率的同时减轻了工作压力。

（3）薪酬管理平台。建立科学有效的薪酬管理平台。以薪酬等级为依据，紧密结合考勤情况、考核结果等要素指标，合理设计薪酬管理操作系统，务使薪酬管理工作及时准确，改变传统办公模式下计算器、excel表格的核算模式，切实提高薪酬管理的效率。

（4）档案管理平台。建立数字化档案管理平台。做好纸质档案和电子档案之间的衔接通道，利用扫描、录入等多媒体技术建立档案的电子数据资料，方便档案资料的归档、保存、查阅、查询，避免时间、环境等因素对纸质档案造成的自然磨损。

3.个人办公功能

提供个人办公平台，建立个人文件夹以及工作日程安排，帮助系统用户进行时间统筹管理，规划工作安排，并针对临时的变动及时调整日程安排。个人文件夹作为系统用户的网上文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、做过的工作等文档资源有序的存放于文件夹，从而方便检索查阅，提高工作效率。

4.系统督办功能

系统督办功能以工作流为理论基础，以医院的规章制度和办公流程为设定依据，既能充分执行医院的制度要求，又能固化事件的办理流程，严格执行逐级审批程序，从根本上杜绝人为的不按制度和流程办事的情况，使办事进程透明化，实现对工作执行过程的客观有效监督。在预设时间底线之前进行提醒，可以增强医院的执行力。

四、医院实施数字化办公模式的作用

实施数字化办公模式，建立统一的办公系统平台，可以利用网络系统的实时性、覆盖性，有效缩短时间、空间的距离，增加信息的公开度，实现资源数据的共享，从而节省办公耗材，监控优化工作流程，提高管理效力。

1.有助于促进医院组织结构扁平化

传统的行政管理组织大多按照科层制形态建立，使得行政机构庞大，中间环节较多，信息传递速度缓慢。而以网络为基础的数字化办公模式，将单一的、垂直的、层次分级的信息的传递方式变为全方位、多层次、网络互联式，呈现出金字塔型结构。这在一定程度上打破传统行政部门之间条块分割、等级森严的格局，有助于使医院的行政组织结构由传统的垂直模式向扁平化、网络化转变，减少人力资源成本、提高工作效率。

2.有助于促进医院行政管理工作的规范化

在传统管理模式下的行政管理工作主要是由人来进行操作的，管理活动中的人为特征尤为突出，随意性较大，缺乏规范性。而数字化办公模式下，管理的决策、执行、监督等活动已按照工作流事先设定为固定的模式过程，极大地抑制了工作的随意性，从而促进了管理决策和管理过程的科学化进程。

3.有助于提高行政管理工作效率及管理水平

数字化办公模式有助于改变传统办公模式下进行事务处理时的人工作业状态和大量的纸张耗费，使行政管理工作更加趋于无纸化。数字化办公模式下，行政管理中的公文管理、考勤管理、工资管理等都可通过办公系统来完成，加快了管理工作的处理速度，降低了成本，提高了效率，节约了资源。在一定程度上减轻了管理者的负担，使行政管理人员从繁琐的事务工作中解放出来，将更多的精力投入医院的规划和发展，提高管理水平。

五、数字化办公的难点与解决方案

数字化办公系统并非完美无缺，也存在着一些应用和管理上的弱点和难点。因此数字化办公系统建立之初就应充分考虑到该系统可能存在的问题，事先设计应对措施和解决方案以保证工作的正常开展。

1.信息安全

数字化办公系统不同于传统办公模式，其网络安全以及涉密信息外泄是首先要考虑的问题。应利用网络技术将内部办公系统与外部网络分隔，并利用网络防火墙作为内部与外部网络之间的防护屏障，从而监控可信任网络和不可信任网络之间的访问通道，防止非法用户侵入并阻止内部信息的外泄。

2.数据备份与恢复

如同传统办公模式下留存文件资料存在丢失的风险一样，数字化办公模式所依赖的计算机以及网络系统也可能发生故障。一旦发生故障，便有可能造成数据信息的丢失。因此如同文件资料的复印件一样，数字化办公应采取必要的技术处理，对数据库进行及时备份，从而保证数据的备份存储和可恢复性。

3.数据信息的加密和密级权限控制

数字化办公环境中，信息的删除修改往往不易留下痕迹。为保证一些机密数据、涉密信息在信息存储和传递过程中的安全，防止非法访问、修改、拷贝，在系统建立之初，应对数据信息进行明确的密级设定，并对涉密信息进行加密处理和权限控制。当系统用户通办公系统对办公数据和相关信息进行操作处理时，必须通过系统的身份认证环节，根据系统事先设定的权限级别对用户的身份、职能进行验证判断，分析该数据对象和操作类型是否在其权限范围之内，从而保证数据信息的安全。

4.应用电子印章保证数据信息真实性

在传统纸质办公模式中，公文、报表、统计数据、证明材料等重要资料通常是通过加盖印章或者手写签名来保证信息的有效性，即满足文件完整性、真实性、不可抵赖性的要求。而数字化环境中难以在无纸化模式下通过印章来满足数据信息的真实有效，因此以《电子签名法》为法律依据，以PKI数字签名技术为基础的电子印章，较完善地为办公自动化系统提供了数据信息有效性支持，从而为数字化办公扫清了障碍。

综上所述，传统的办公模式，存在着信息传递速度慢、办事周期较长、数据交互性差、工作重复性高等诸多问题，在一定程度上影响了管理决策的正确性和执行过程的及时性。因此，利用现代化计算机技术、网络通信技术并结合医院行政管理工作体系而构建的数字化办公系统，已成为当前医院现代化程度的集中体现。数字化办公模式将在医院的各项管理活动中扮演愈发重要的角色，成为提高管理效力的必要手段，从而有效地降低管理成本，提高管理水平。

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